Los trabajadores del Ministerio de Economía de Letonia consiguen un aumento del 15 % en la productividad en solo un año.

Tras completar el primer año desde la introducción de la herramienta de seguimiento y análisis del tiempo de trabajo DeskTime, el Ministerio de Economía de la República de Letonia (MoE) ha recopilado datos y compartido sus conclusiones. El análisis de los datos muestra que los indicadores de productividad y eficiencia de los empleados del ministerio son superiores a la media del sector privado letón y comparables a los parámetros de referencia europeos.

El proyecto piloto, puesto en marcha el año pasado con el objetivo de reducir la carga administrativa y avanzar hacia una toma de decisiones basada en datos, ha proporcionado una visión general estructurada de los procesos de trabajo del ministerio. De media, los empleados del Ministerio de Educación dedican 7,3 horas al día a trabajar activamente en sus tareas principales en sus puestos de trabajo, mientras que la puntuación media de productividad de DeskTime ha alcanzado el 92 %.

«Al implementar DeskTime, nuestro objetivo era obtener datos objetivos para mejorar los procesos, no solo para realizar un seguimiento de las horas trabajadas. Los resultados confirman que vamos por buen camino. Las decisiones se toman más rápido, los ciclos de coordinación se acortan y la productividad de los empleados del ministerio ha aumentado desde que se introdujo la herramienta. En comparación con el 80 % de hace un año, el indicador de productividad ha alcanzado ahora el 92 %. Este crecimiento es una prueba directa de la profesionalidad, el compromiso y la capacidad de los empleados del Ministerio de Economía para adaptarse al cambio», afirma el ministro de Economía, Viktors Valainis.

En la siguiente fase, el Ministerio de Economía tiene previsto integrar los datos de la herramienta con el sistema de gestión de documentos para vincular el tiempo de pantalla con los resultados reales, es decir, la calidad de los proyectos de ley redactados y la rapidez de su revisión.

''Me complace que este proyecto piloto haya dado resultados, lo que permite analizar la eficacia del trabajo de la administración pública basándose en datos reales. La cooperación también ha dado lugar a recomendaciones de los especialistas del ministerio, lo que nos ha brindado la oportunidad de mejorar aún más DeskTime para que se adapte aún mejor a los clientes del sector público'', afirma Artis Rozentāls, director general de DeskTime.

 

El alto nivel de productividad (92 %) indica que casi todo el tiempo que se pasa frente al ordenador se dedica a tareas laborales: redacción de documentos, comunicación por correo electrónico y análisis. Al igual que en otras organizaciones, los empleados también visitan sitios de noticias, redes sociales y otros sitios web, pero la proporción de ese tiempo no productivo es relativamente pequeña. En comparación con los datos del sector privado europeo, donde la eficiencia media es del 88 %, los indicadores del Ministerio de Educación muestran un alto nivel de intensidad y concentración en el trabajo.

Enfoque en la transformación digital y el uso de la inteligencia artificial

La apertura del ministerio a las nuevas tecnologías desempeña un papel importante en la consecución de estos altos indicadores. Los datos de DeskTime muestran que los empleados utilizan cada vez más soluciones de inteligencia artificial (IA) para tareas rutinarias cotidianas, como el análisis de información y la preparación de resúmenes, así como sistemas de administración pública, incluido el Portal Legislativo (TAP), que está integrado directamente en los flujos de trabajo diarios.

El Ministerio de Economía destaca que DeskTime no es una herramienta de control, sino un instrumento de gestión que permite a los directivos identificar a tiempo el posible agotamiento y planificar los recursos de forma más eficaz.

Tras un año utilizando DeskTime, el Ministerio de Economía de Letonia vio cómo su productividad aumentaba del 80 % al 92 %, equiparándose a los estándares europeos y superando la media del sector privado. 

Decisiones más rápidas, procesos más claros y mejor uso del tiempo. Resulta que la visibilidad no ralentiza a los equipos, sino que les ayuda a trabajar de forma más inteligente.

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